Gestionnaire administratif TP (H/F)

Description de l’entreprise

Créée en 2013, la société TAPIR SERVICES est spécialisée dans la localisation de réseaux et chantiers spécifiques. L’entreprise fait partie du Groupe TAPIR qui compte aujourd’hui 9 entités et près de 150 salariés gravitant autour des métiers des réseaux. A partir du développement de la société TAPIR (Terrassement par Aspiration Pour Intervention sur Réseaux) créée en 2008, le groupe s’est élargi pour proposer une offre de services à destination de nos clients des Travaux Publics.   

Associées à l’excellence opérationnelle et à l’innovation, les valeurs humaines que nous défendons constituent les socles fondateurs de notre développement. Travailler dans le Groupe TAPIR, c’est vivre une expérience professionnelle et humaine enrichissante au contact de nos équipes.

Dans le cadre d’une restructuration, nous recherchons un Gestionnaire administratif TP (H/F).

Vos missions et responsabilités

Directement rattaché.e à la responsable administrative et financière du groupe, et en étroite collaboration avec le responsable de l’établissement, vous prendrez en charge les activités administratives nécessaires au bon fonctionnement de l’établissement.

Vos missions seront les suivantes  :

• Préparation et suivi des dossiers chantiers
  • Etablissement, envoi et suivi des dossiers d’appels d’offre, des contrats de sous-traitance, Plans De Prévention…,
  • Validation et enregistrement des dossiers travaux : Etablissement des arrêtés de circulation, DICT et dossiers travaux,
  • Saisie des variables dans le logiciel de suivi de chantiers,

• Facturation clients 
  • Etablissement des factures et des situations,
  • Suivi des encaissements, relances, impayés.

• Facturation fournisseurs 
  • Rapprochement bons de commande / bons de livraison / factures,
  • Contribution à la validation des factures d’achat et au règlement des dettes fournisseurs,
  • Gestion des notes de frais.

• Relais RH
  • Collecte et saisie des feuilles d’heures des salariés, des justificatifs d’absence, des demandes de congés, des arrêts maladie…,
  • Suivi et mise à jour des documents professionnels,
  • Suivi des visites médicales.

• L’accueil et la gestion administrative 
  • Accueil physique et téléphonique, gestion du courrier et des emails,
  • Suivi, mise à jour et archivage des dossiers confiés,
  • Suivi des sinistres en lien avec la gestionnaire assurances,
  • Contribution au respect de la démarche prévention.

Votre profil

Vous êtes organisé(e), méthodique et réactif(ve).

Vous connaissez les modes opératoires d’un appel d’offre et maîtrisez le secrétariat administratif des chantiers.

Vous avez le sens du service et êtes capable de vous adapter face aux aléas pour gérer vos priorités et passer facilement d’un dossier à un autre.

Vous disposez d’une aisance relationnelle pour dialoguer avec différents types d’interlocuteurs.

Vous justifiez d’un diplôme équivalent à un niveau Bac+2 en Gestion d’entreprise et d’une expérience de 2 à 5 ans sur poste similaire.

Vous souhaitez évoluer au sein d’une entreprise dynamique à taille humaine, vous êtes la personne que nous recherchons.